Wat is ERP, waarom heb ik het nodig en wanneer weet ik dat ik het nodig heb?

Uw organisatie groeit en uw IT-partner heeft u net verteld dat uw bestaande software toe is aan een upgrade. Het advies is om te investeren in een toekomstbestendig en kostenbesparend Enterprise Resource Planning systeem (ERP systeem). Wat komt er kijken bij zo’n investering? Wat moet uw organiseren en regelen? Hoe ziet het kostenplaatje eruit? Gelukkig zijn er veel organisaties die deze vragen hebben, u bent niet de enige. Wat is een ERP, waarvoor heeft u een ERP nodig en wanneer weet u dat u klaar bent voor een ERP? In deze blog vertellen we u er alles over!

Wat is ERP?

ERP is een afkorting en staat voor Enterprise Resource Planning. Het is een softwaretool die zorgt voor een hogere productiviteit en efficiëntie binnen een organisatie, omdat het bedrijfsprocessen in een informatie- en managementsysteem automatiseert. Het is een systeem dat via één centrale database de kernfuncties (bedrijfsprocessen) van een organisatie combineert. Het oorspronkelijke idee achter ERP is om bedrijfsprocessen zoals administratie, boekhouding, voorraad, verkoop en inkoop samen te brengen in één volledig geïntegreerde applicatie. Een systeem waar gegevens gemakkelijk beheerd worden en afdelingen informatie kunnen delen zodat uw organisatie een standaard werkwijze kan hanteren.. In de afgelopen jaren heeft ERP zijn kernfunctionaliteit uitgebreid met branchespecifieke vereisten zoals productie, bouw, retail, detail- en groothandel, media en non profit. Door deze toevoeging kan het systeem nog beter zijn functie vervullen, namelijk: uw team sneller en beter laten werken, risico verminderen en bedrijfsgroei stimuleren. Kortom: hogere productiviteit en efficiëntie binnen de organisatie.

ERP in de cloud, on-premise of hybride?

Een ERP systeem wordt geïnstalleerd op een platform. De vorm van dit platform verschilt per organisatie en vervult een belangrijke functie. Zo kan u een ERP systeem op een on-premise server, in de cloud of in een hybride (on-premise en cloud) omgeving draaien. De verschillen hebben we hieronder op een rijtje gezet:

Onpremise

•  Het ERP is op lokaal servers geïnstalleerd. Data en gegevens worden lokaal opgeslagen;
•  Uw organisatie is eigenaar van de hard- en software;
•  Hoge acquisitiekosten, lagere vervolgkosten
•  Diensten worden gedefinieerd via Service Level Agreements (SLA’s)

Cloud

•  Data en gegevens worden opgeslagen op externe servers/ in de publieke cloud;
•  De cloudpartner is eigenaar van de hard- en software;
•  Lage acquisitiekosten, hogere vervolgkosten;
•  Diensten worden geleverd door de cloudleverancier, hiervoor betaalt u een maandelijkse fee.

Hybride ERP

•  Bij een ERP in een hybride omgeving wordt de opslag van data en gegevens via een on-premise infrastructuur, of een private cloud, met een openbare cloud. Hybride cloudopslag biedt het beste van twee werelden: het biedt de veiligheid van een normale cloudoplossing, maar met extra flexibiliteit;
•  Voor- en nadelen van beide licentiemodellen;
•  Het neerzetten van een hybride vorm kan een complex project zijn.

Wat zijn de voordelen van ERP?

Het implementeren van ERP-software heeft verschillende voordelen welke afhankelijk zijn per organisatie. Een ERP kan op de volgende gebieden waarde toevoegen:

•  Efficiëntere bedrijfsprocessen
•  Effectieve planning, toewijzing van middelen en beheer
•  Lagere overheadkosten
•  Uitgebreide 360 ° -weergave van de activiteiten van uw klanten
•  Eén uniform systeem dat informatie van verschillende afdelingen samenbrengt
•  Minder dubbel werk = hogere productiviteit
•  Gestandaardiseerde kernprocessen
•  Volledige zichtbaarheid van uw bedrijfsprestaties ten opzichte van de algehele strategie

Waarom een ERP systeem gebruiken?

Er zijn veel redenen waarom bedrijven kiezen voor een (ander) ERP systeem, enkele motivaties voor het aanschaffen en implementeren van een ERP systeem zijn:

•  Het bestaande ERP systeem is niet gebouwd om grote veranderingen in uw bedrijf en activiteiten mogelijk te maken;
•  Onsamenhangende opslag van informatie maakt de toegang tot data en gegevens traag en beperkt;
•  Het huidige systeem mist de flexibiliteit om bedrijfsgroei te ondersteunen;
•  Boekhoudkundige en andere processen duren langer dan nodig, wat resulteert in een minder productief personeel;
•  Het onvermogen van uw team om snelle en weloverwogen beslissingen te nemen, heeft een negatieve invloed op de klanttevredenheid en verkoop;
•  De onderhoudskosten van het bestaande systeem lopen op;
•  Het bestaande systeem is verouderd en voldoet niet meer aan de wensen of wordt niet langer ondersteund;
•  De leverancier van uw ERP systeem houdt op te bestaan;
•  Informatie wordt mondeling door het hele bedrijf gedeeld;

Wanneer heeft een bedrijf een ERP oplossing nodig?

Er is geen compleet ERP systeem voor elk bedrijfsproces, maar ERP technologie biedt steeds meer functionaliteit om processen samen te brengen. Als uw processen, systemen en data verbonden zijn, krijgt u sneller informatie – en het aanpassingsvermogen dat u nodig heeft om uw processen te optimaliseren.Niets is ‘in steen gebeiteld’ als het gaat om deze vraag. U kunt branden blijven blussen zolang u wilt, maar op een gegeven moment moet u beslissen wat kostenefficiënter is: vasthouden aan een verouderd ERP systeem dat problemen veroorzaakt of uw systeem vervangen voor een glanzend nieuw ERP systeem dat de werk veel effectiever maakt. Alleen u weet wanneer uw bedrijf een vernieuwing van de ERP oplossing nodig heeft, maar als u door verschillende van de bovenstaande redenen bent getroffen, raden we u aan om nu uw bedrijfsbeheer software te vervangen.

Ons ERP software advies

Wanneer u klaar bent voor een nieuw ERP systeem, zorg er dan voor dat u alle ERP opties die er zijn vergelijkt met elkaar. Lees meer over de voordelen van Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Wilt u meer weten, neem gerust eens contact op met een van onze medewerkers.

Meer weten over Dynamics365Providers Nederland

Dynamics365Providers Nederland zijn specialisten in het verbinden van bedrijven die geïnteresseerd zijn in het implementeren van de Dynamics ERP oplossing met de Dynamics 365 partner die het beste past bij de behoeften en het profiel van het bedrijf.