Liever werken met het bekende dan werken met het onbekende; een case bouwen voor nieuw ERP software
De lyrics van Kylie Minogue klopppen misschien per ongeluk als het gaat om inzicht in het onderwerp software voor bedrijfsbeheer. Het is waarschijnlijk eerlijk om te zeggen dat ERP niet de inspiratie was achter de hit ‘Better the devil you know’ van de Australische popsensatie. Maar ze heeft per ongeluk goud gevonden door te beschrijven waar veel bedrijfseigenaren aan denken als het gaat om het upgraden van hun software. Zelfs als ze zich goed bewust zijn van de tekortkomingen van hun systeem, kan het veiliger en gemakkelijker aanvoelen bij een oplossing die u gewend bent en goed kent. Ja, verandering is altijd riskant, maar hier is het ding: het gebruik van een systeem dat niet effectief werkt, is op de lange termijn riskanter!
De problemen die worden veroorzaakt door verouderde software
Het probleem is niet dat bedrijfseigenaren niet beseffen dat ze hun software moeten upgraden. In plaats daarvan ligt het probleem in het feit dat ze zo gewend zijn om op een bepaalde manier te opereren, dat ze liever samen met een verouderd, restrictief systeem ploeteren in plaats van geld uit te geven aan een nieuwe oplossing die het bedrijf zou kunnen verbeteren. Wanneer het aankomt op de groei en het succes van uw bedrijf, laat dan uw systemen u niet tegenhouden. Het upgraden van uw huidige software kan een hele klus zijn, maar vraag uzelf af: “Wat gebeurt er als we niets doen en bij dezelfde software blijven?”
Wanneer u met verouderde software blijft werken kan dit leiden tot:
- Gemiste kansen voor groei en ontwikkeling naar nieuwe markten en regio’s
- Verhoogde werklasten door duplicatie
- Inefficiënte orderverwerking die orderwaarden verlaagt
- Gebrek aan compatibiliteit met nieuwe technologieën, zoals mobiele apparaten en AI
- Meer beveiligingsrisico voor het bedrijf
- Gefrustreerde werknemers door inefficiënte software
- Verlies van informatie door crashende applicaties
Waarom is een software update belangrijk?
Kijk zo snel mogelijk naar nieuwe ERP systeem om het succes van uw bedrijf te verzekeren. De beste manier om uw algemeen directeur te overtuigen van de zakelijke behoefte aan een software update is door hen concrete feiten en cijfers voor te leggen die de duidelijke voordelen, meetbare resultaten en een winstgevend rendement van de upgrade schetsen. Het is veel waarschijnlijker dat de buy-in van het senior management wordt aangenomen in plaats van te praten over een hypothetisch probleem aan de horizon. Hier zijn enkele stappen die u moet overwegen bij het opstellen van een business case voor ERP die ‘de bevoegdheden die er zijn’ laat zien waarom ze zouden moeten investeren in nieuwe software:
Begrijp en definieer de zakelijke uitdagingen die u wilt oplossen
Wat is de belangrijkste reden dat u een beoordeling overweegt? Uw processen, uw mensen of het effect dat uw beperkte technologie heeft op het bedrijf? Er zijn een aantal zaken waarmee u rekening moet houden wanneer het tijd is om te upgraden, maar enkele van de meest voorkomende drijfveren zijn: groeien, de kosten verlagen, inefficiënte processen of verouderde systemen.
De belangrijkste voordelen van een ERP systeem voor uw bedrijf
Het juiste ERP systeem komt uw bedrijf op verschillende manieren ten goede, waaronder:
- Kansen voor groei verbeteren
- Het naadloos delen van informatie
- Biedt een betere zichtbaarheid van toekomstige trends
- Efficiëntie verhogen door eenvoudige integratie
- Stroomlijnen van processen
- Kosten verlagen
- Eliminatie van duplicaties
- Snellere en betere besluitvorming mogelijk maken
ERP systeemkosten
Het implementeren van een ERP systeem kan duur zijn, maar als u de totale kosten van het project vanaf het begin af aan begrijpt, krijgt u geen onverwachte kosten. Neem bij budgettering de volgende kostenposten mee: licenties, implementatie, additionele maatwerkuitgaven en training. Daarnaast dient u rekening te houden met de doorlopende onderhoud en ondersteuning en de kosten van jaarlijkse softwarerelicenties.
Herken de risico’s van een software upgrade
Als u vanaf het begin weet wat de risico’s zijn, kunt u ze lang voordat ze zich voordoen, aanpakken. Mogelijke gevaren zijn onder meer een gebrek aan buy-in van gebruikers, een onvermogen om het systeem aan te passen en te gebruiken en een lang implementatieproces dat uw middelen steeds meer belast. Zodra u alle bovenstaande problemen heeft aangepakt, heeft u een sterke businesscase dat u kunt presenteren aan uw manager die hen zal overtuigen om de duivel die ze kennen te dumpen en te investeren in een meer engelachtige ERP oplossing. U hoeft alleen nog maar de beste software en partner te vinden voor uw zakelijke vereisten.
Wilt u meer weten, neem gerust eens contact op met een van onze medewerkers.
Heeft u hulp nodig bij het vinden van de juiste Microsoft oplossing?
Wij kunnen u goed helpen.
- 100% gratis dienst
- Meer dan 90+ gercertificeerde partners
- Ervaring binnen verschillende sectoren
Heeft u het antwoord niet gevonden, vraag het aan Jan.
Laat me u helpen bij het vinden van het antwoord
Jan van Dijk
Microsoft Business Software Specialist