Gebruikt u Excel om de missende delen in uw ERP op te vullen?

Excel is zonder twijfel het meest gebruikte deel ERP software ter wereld! Door de lage kosten, de algemene beschikbaarheid en het gebruiksgemak is het een populaire keuze voor bedrijven over de hele wereld. Maar omdat het eenvoudig en goedkoop is, is het nog niet per se de beste ERP oplossing.

Aan de hand van een aantal statistieken ziet u dat het gebruik van Excel risico's met zich mee brengt

• Uit een rapport van Ray Panko, hoogleraar IT-beheer aan de Universiteit van Hawaï, bleek dat 88% van de spreadsheets fouten bevatten.
• Coopers en Lybrand ontdekten dat van alle spreadsheets met 150 rijen of meer 90% van de spreadsheets fouten bevatten.
• In een steekproef van 22 spreadsheets ontdekte KPMG dat 91% fouten bevatte.

De uitdagingen met Excel en zorgen dat er geen fouten meer voorkomen in de spreadsheets, heeft ervoor gezorgd dat groepen zoals de European Spreadsheet Risks Interest Group zijn opgericht om te proberen dit soort fouten uit te bannen. Ze hebben zelfs hun eigen sectie excel horrorverhalen.

Niet erg geruststellend als u stilstaat bij het feit dat Excel voor meer dan de helft van alle financiële rapporten wereldwijd wordt gebruikt! Zeker als u zich bedenkt dat veel bedrijven met incomplete ERP systemen Excel gebruiken om de missende delen op te vullen. Zelfs bedrijven met een moderne, volledig geïntegreerde ERP applicatie lopen risico.

Een bedrijf ontdekte onlangs per ongeluk dat bepaalde productiegegevens jarenlang niet in de financiële administratie waren opgenomen. Als gevolg hiervan werden leveringen aan klanten niet gefactureerd en verloren ze honderdduizenden euro’s. De oorzaak van het probleem? Een macro in Excel heeft niet elke regel van de spreadsheet gekopieerd.

Op een veel grotere schaal werd in het JPMorgan ‘London Whale’ -handelsschandaal een slecht geconstrueerde Excel-spreadsheet genoemd die leidde tot hun handelsverlies van $6 miljard.

Wat zijn Macro's in Excel?

Een macro is een vorm van programmeren. Heeft u ooit nagedacht over hoeveel van uw Excel gebruikers serieuze training hebben gekregen in het maken van macro’s? Informatie wordt ingevoerd, heel vaak in meerdere, ongelijksoortige spreadsheets, elke maand herhaaldelijk en alles handmatig bijwerken brengt een ernstig risico met zich mee. Weet u zeker dat uw medewerkers volledig zeker zijn van wat ze doen?

Volgens Ventana Research beschouwt slechts 11% van de gebruikers zichzelf echt als “power users”. De meesten beoordelen zichzelf als voldoende en kunnen niet echt bevestigen welke formules ze gebruiken.

Hoe wordt Excel gebruikt in uw bedrijf? Weet u hoe intensief het wordt gebruikt?

Voordat u denkt dat dit een negatieve Excel artikel wordt, erkennen we het feit dat het een krachtig hulpmiddel kan zijn als het gaat om rapportages. De problemen doen zich voor wanneer het wordt gebruikt om de verkeerde redenen of buiten de mogelijkheden ervan.

Excel gebruiken om de gaten te vullen in een ERP systeem dat niet is geëvolueerd met het bedrijf, of om processen die momenteel niet ‘met elkaar praten’ te verbinden, is een riskante onderneming.

Een onderling verbonden ERP systeem dat speciaal is ontworpen voor uw bedrijfstak, is altijd het beste antwoord. Softwareoplossingen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central kunnen ervoor zorgen dat alle processen en afdelingen samen binnen dezelfde “spreadsheet” werken. Excel documenten kunnen nog steeds worden gebruikt om gegevens in te voeren, maar de informatie is nu voor iedereen zichtbaar en heeft interactie met alle gegevens waarop deze betrekking heeft.

In plaats van het equivalent te zijn van bepleistering in uw rapportagesysteem, zou Excel een aspect moeten zijn van een veel grotere, intelligente, onderling verbonden, uniforme ERP oplossing, die de efficiëntie, productiviteit en het gebruiksgemak in het hele bedrijf verbetert.

Wilt u meer weten, neem gerust eens contact op met een van onze medewerkers.